Przygotowanie i wdrożenie standardowych procedur operacyjnych ( ang. skrót SOP ) nie jest łatwym zadaniem biorąc pod uwagę czynnik ludzki: fluktuacja pracowników, właściwa komunikacja w grupie, zakres obowiązków, organizacja pracy by była ona wykonana w sposób efektywny i wydajny.
Wkrada się także rutyna, pojawia się także wiele dodatkowych zadań do wykonania na co dzień przez pracownika.
Co zrobić by prace ( zadania ) każdego z pracowników były wykonywane właściwe każdego dnia? Nieobecność pracownika nie powinna mieć wpływu na wykonywane zadanie.
Pomogą nam w tym standardowe procedury operacyjne; różne ich formy są dopuszczalne jeśli chodzi o opisywany przez nie proces. SOP – to łatwe opisanie czynności ( zadania ) „krok po kroku” by była ona wykonana w sposób dobry. Warto zaangażować pracowników w przygotowywanie procedur.
Poniżej podajemy 5 kroków w pisaniu i wdrażaniu SOP na fermie:
1. Zdefiniowanie organizacji, procedur, kroków.
Organizacja, procesy i kroki – jako podstawa do dobrze wprowadzanych procedur (SOP) na fermie
Jakie prace są niezbędne? Jakie zagrożenia mogą się pojawić ? Który z procesów ma być zilustrowany ( napisany przy wykorzystaniu zdjęć )?
2. Opisanie procesu.
Najbardziej użyteczne procedury opisujące dany proces zależą od jego złożoności; oprócz prostych zadań ( proste krótkie zdania ) istnieje także wiele czynności, które są uzależnione od podejmowanych decyzji w trakcie wykonywania całego procesu na właściwym etapie. W celu uniknięcia pomyłki, dobra SOP powinna być napisana w różnych formatach dostosowanych do danego procesu ( jak przedstawiono w poniższej tabeli ).
Udzielając odpowiedzi na powyższe pytania, bedziemy wiedzieć jaka forma procedur (SOP) będzie dla nas najlepsza.
3. Pisanie procedury.
Krótkie, zrozumiałe zdania opisujące czynność (standardowe symbole ). Powinna mieć tytuł, autora oraz datę. Unikanie niezrozumiałych skrótów. Napisana wersja powinna być przeczytana przez wykonywane osoby, by mogły one ją zweryfikować, zaakceptować.
Schemat procedury – ocena mleka ( przykład do pobrania w plikach poniżej )
4. Wdrażanie procedury.
Wdrażanie napisanej procedury by osiągnąć założony cel, np. procedura doju w celu zapewnienia produkcji mleka wysokiej jakości przy skutecznej eliminacji np. mastitis czy innych parametrów jakie mogą się pojawić.
Nie każda procedura spełnia od razu wszystkie wymogi dlatego warto wprowadzić okres próbny przy jej wdrażaniu. Cenne informacje zwrotne od wszystkich pracowników zaangażowanych mogą pomóc by zoptymalizować wdrażaną SOP.
Przykład procedury z wykorzystaniem zdjęć ( Maunsell, F. 2012)
5. Analiza, aktualizacja, ulepszenie wdrożonej procedury.
Każda wdrożona procedura powinna być oceniana ( analizowana ), aktualizowana o wprowadzone zmiany na fermie, zmiany w makrootoczeniu oraz ulepszana.
Z biegiem czasu, wprowadzone SOP dla każdego procesu można połączyć i przygotować bardziej kompleksowe „Instrukcje obsługi” dla wszystkich procesów na fermie.
Zalety stosowania SOP:
- podnoszenie jakości
- lepsza komunikacja
- łatwa forma szkoleń dla nowych oósób, lub weryfikacja wykonywanych obowiązków ( rutyna pracy )
- wymiana wiedzy, doświadczeń, opinii.
Źródło
Stup, R. (2001): Standard Operating Procedures: A Writing Guide. Pennsylvania State University.
Maunsell, F. (2012): Effective Use of Standard Operating Procedures on Dairies to Improve Heard Health. Proceedings 48th Florida Dairy Production Conference, Gainesville.
